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合同审批流程应该如何设计

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聚福彩票APP公司的经营活动离不开合同,合同的签订离不开审批,抛开审批谈合同管理将显得很空洞,那么一个合同审批流程应该如何设计将会显得很重要,那么合同审批流程应该如何设计。

一、审批流程简介

在企业内部,一条审批流程的存在是不同部门、业务单元协作共同完成一件事情的过程体现。从审批流程的发起者开始,随着流程的流转,不断有新的人员参与到该业务中来,共同把关业务的质量,流程是业务诉求和管理需要的共同提现。合同审批流程是企业内部流程的一部分,又不同于其他的审批流程。

二、合同审批内容

毫无疑问,合同审批流程中审批的内容肯定是合同。一般情况下,合同都是以附件的形式存在,在合同审批的时候呢,直接一个附件别人进行审核吗?No,我们需要将合同的关键信息提取出来,让审批人进行审批,主要会涉及到的信息如下:

1. 合同描述

对合同进行简单的描述,即该合同因何而签订,大概约定了什么东西。

2. 合同主体

聚福彩票APP涉及到集团公司,会有签约主体。

3. 签约方

聚福彩票APP合同是和谁签订,每个签约方的角色:甲方、乙方等。

4. 财务信息

合同金额以及收付款明细信息。收付款合同有财务信息,其他的则不用填写。

5. 其他信息

比如合同的分数、签订日期、盖章日期等等。

这种方式的合同审批更多的是线下附件,线上走审批。将合同数据手动录入到审批表中,直接走线上合同的话,则是将信息直接写入到合同模板中。审批内容差不多,审批路径会有点不同。

三、合同审批路径

在讲合同审批路径之前,先要明确一个概念:合同审批的时候,是审批过程还是审批结果。一个合同从草稿拟定到定稿定义其为过程,在这个过程中,不同的人员会有不同的意见,根据这些意见进行草稿调整,最终形成合同的定稿。合同的定稿定义为结果,审批过程和审批结果的审批路径会稍有差异。

1. 审批过程的合同审批路径

合同从拟定到定稿,是需要不同的业务部门进行会签,所以该路径的第一段为:草稿会签阶段,可能需要反复修改,当合同定稿以后,进入到合同审批审批阶段;第二阶段为:合同审批阶段,在这个过程中,修改也会有,但是会比较少。流程路径如下图,当然根据不同的业务和管理要求,会有所不同。

聚福彩票APP这里需要注意:在合同草稿会签阶段,合同退回可以直接到申请人,在合同审批阶段,则不能直接退到申请人节点,要退回到确认节点,不然又要重新走会签,很导致流程流转耗时增加、效率降低。

2. 审批结果的合同审批路径

合同审批结果即就是审批已经定稿的合同内容,从起草到定稿的过程则放在线下或者有另外的流程。当合同定稿以后,申请人发起合同审批申请,先由业务部门内部审核,审核完成以后分别经过财务、法务,然后经过管理层审核,最终归档,基础流程如下:

聚福彩票APP合同审批过程基本都要经过业务部门、财务、法务、管理层、行政的审批节点(行政是处理节点),根据内部管理要求审批顺序调整即可。

四、合同审批机制

合同审批的机制由业务管理要求决定,主要有:不同的合同类型由不同人员审批;合同金额的分级审批。在合同管理中,基于业务,从不同的视角,合同可以分成不同的类型。如:基于部门,分为人事合同、市场合同、财务合同等等;基于业务本身,分为人事合同、采购合同、销售合同;基于财务,分为收款合同、付款合同、其他合同……

不同的合同类型是公司管理对其从不同视角的一个分类,不同的合同会有不同的业务部门或者职能部门参与审批。同时因为合同金额的不同导致合同需要由不同管理层审批,业务分流和分级审批共同构成了合同的审批机制。

五、如何设计合同审批流程

审批流程的设计首先要考虑的是业务运转和管理诉求,个人认为合同审批流程的审计更多是考虑管理诉求,即如何规范合同签订过程,管控合同的执行。一份合同签订的时候,业务部门肯定是希望尽快签订,而管理需要从战略、财务、法律、风险等多方面考虑合同签订所造成的影响。如何设计合同审批流程就要更多的考虑管理诉求,当然也必须考虑业务本身。

1. 线上合同,即审批关键信息,生成在线合同

该方案中,合同的范本也就是合同的模板在最初已经规定好,在审批的时候,只需要将关键的信息填写进去,如合同的签订方信息、合同的金额约定等内容。

聚福彩票APP如果采用这种方式,那么合同审批路基可以尽可能的缩短,减少流程审批耗时。

2. 线下整理合同,审批时关键信息+附件的形式

采用这种合同管理模式,建议采用初审+审批的模式进行合同审批,即将合同草稿的一条审批流程,合同定稿一条审批流程,在合同审批过程中关联合同评审流程。该方案的好处为:

  1. 合同审批流程路径清晰,即不会反复修改评审;
  2. 让申请人觉得,合同审批流程耗时没那么久。

六、写在最后

合同管理是每个公司必不可少的,合同的签订需要合同审批流程去规范,而好的合同审批流程会让合同审批过程顺畅、提高业务推进效率。

聚福彩票APP没有最好的合同审批流程设计方案,只有最适合的。从业务和管理双向考虑,设计合同审批流程,设计出适合自己公司的审批合同管理流程。

 

本文由 @墨语 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Pexels,基于 CC0 协议

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评论
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  1. 第一次写文章,自己回头再看,发现有很多错误,明天调整下,重新发

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  2. 聚福彩票APP请问下您这个流程图是用什么软件化的?

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    1. 用visio画的

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